Eğitim
Eğitim Departmanı her kurumda kaynaştırma ve katalizör görevini görmektedir. Bu kapsamda kurumda bir eğitim yöneticisi var ise bile departmanların iç eğitmenlerinin mutlaka bu proses liderlik etmesi gerekmektedir. Departmanın iç işleyişini senelerce deneyime sahip olsa dahi departman dışından bir insanın yapması zordur. Bu çerçevede dışarıdan bakan kişinin rehberlik etmesi söz konusu olabilir. Departman yıllık eğitim planlarının çıkarılmasında, kurumun eğitim nabzının tutulmasına ve bilginin ve değişimin kurum yönetim – süpervizör ve çalışan kurgusunda doğru zamanda – doğru yerde ve doğru iletişim şekliyle (yazılı aktarımı mutlaka esas alarak) önemli bir yer oynar.
Her konunun eğitimle çözülmesi mümkün değildir. Eğitim ve Kalite departmanları bu kapsamda yakın olarak çalışmalıdır. Her ne kadar birbirine yakın görünseler dahi kalite ve eğitim iki farklı yapıdır ve aynı kişi tarafından bu görevin yerine getirilmesi kritik sorunlara neden olabilmektedir. Eğitim proses bağlı problemlerin olduğu durumlarda çözümden ziyade ters etki ve zaman kaybına neden olabilir. Bu çerçevede doğru zamanda – doğru kişilere ihtiyaca göre planlanmalıdır. Tekrar eden eğitimlerde yaratıcılık ve yenilik gereklidir.
Başarılı Uygulamalar:
Eğitim Anketi
Bütçe dönemi öncesi departman müdür ve süpervizörlerinden olduğu kadar tüm çalışanlardan eğitim taleplerinin alınması ve geri bildirim verilmesi önemlidir.
Yöneticiler departmanlarında çalışanların eğitim ihtiyaçlarını süpervizör ve çalışanların kendilerinden daha farklı değerlendirirler. Yetişkinler bir konuda eğitimden fayda görebilmeleri için bu eğitimin onların ne işine yarayacağını çok güçlü bir filtreleme algısına sahiptirler. Bu çerçevede önce kendilerinin ne kadar farkında olduklarını belirlemek gerekir. Anketler kurum içi kültürün nabzının tutulması ve değişim yönetiminin en önemli veri kaynaklarından biridir.
Başarılı Uygulamalar:
Eğitim Yetkinlik Matrislerinin Görünür Kılınması
Bir kişinin hangi amaçla ne için eğitim aldığını doğru duyurmak önemlidir.
İşe alım sırasında ve terfiler sırasında kişilerin hangi eğitimleri alması gerektiği açık olmalıdır.
Bir işin eğitimini alan bir kişi – doğru uygulayabilen kişi ve eğitim verebilecek düzeyde liyakatiyle yerine getiren kişi arasında kurum içinde bilinir bir fark olması gerektiği kadar kişilerin de bu farkın bilincinde olması gerekir. Özellikle hayati ve mali kayıpların söz konusu olabileceği yetkinliklerde kurumlarda eğitim ekiplerinin bilinir ve ihtiyaç duyduğunda güler yüzle destek veriyor olması gerekir. Bu eğitim ekipleri sadece departman bazlı değil ihtisas ve yetkinlikler ile de görünür kılınır. Örneğin kurumda Excel kullanımı çok iyi olan bir çalışanın yılda bir veya iki kez kurumda ihtiyacı olanlara veya isteyenlere Excel eğitimi vermesi iç eğitim kültürlemesinin başarılı örneklerinden biridir. Kendi yaptığı işi etkilemeyecek şekilde eğitim veren kişinin bu işten keyif alması durumunda kurumun Excel eğitmeni olarak tanınması ona artı değer sağlayacaktır.
Başarılı Uygulamalar:
Zorunlu veya Gönüllü Çapraz Oryantasyon
Kurumda çalışmaya başladığınızda ilk gün bir oryantasyon eğitimi almanız yasalar tarafından sabitlenmiştir ancak çoğunlukla iş başı yoğun dönemlerde son dakika ekibe dahil edildiğinizden pat diye çalışanlar kendini operasyonun tam göbeğinde bulurlar. Zorunlu oryantasyon yanlış zamanda yanlış şekilde yanlış kişiye yanlış sorunun sorulmaması için gerekli bir uygulamadır. Bu çerçevede zorunlu olarak hangi departmanda iş başı yaptıysanız o departmanla bağlantı bölümler hakkında size bilgi verilmelidir. Deneme süresi içinde tamamlanması gereken bu iş bilgilendirmesi hayat kurtarır. Bağlantıda olduğunuz ve işinizin acil durumda değil, sürekli düştüğü bu departmanların çalışanlarını, yöneticilerini, sizle ilgili malzemelerini ve sizle ilgili prosedürlerini bilmezseniz, acil durumlarda zaman kaybı yaşamanız başınıza gelebilecek en ufak engeldir.
Gönüllü çapraz oryantasyon ise iş zamanı dışında çalıştığınız ve çalışmayla ilgilendiğiniz departmanın ve genel müdürlüğün onayı olması durumunda alacağınız oryantasyondur. Departman yöneticileri kendi elemanlarını başka departmana gönderdiklerine iki önemli fayda göreceklerdir:
-
Elemanları kurumun işleyişi hakkında daha kapsamlı bir bilgiye sahip olacaktır ve iş yapış biçimini geliştirecektir
-
Departmanlar arası problem çözme liyakatinin gelişmesine katkıda bulunacaklardır
Başka departmana elemanımı kaçırır mıyım korkusu ile çapraz oryantasyon yapılmaz.
Çapraz oryantasyona gittiğinde kendisine anlatılacakları konu ve içerik net ve kimin tarafından nasıl aktarılacağı tanımlı ise özet bir bakış açısı taze çalışma enerjisi yaratır ve kurum aidiyetini arttıracaktır